Consideramos el sector de la Educación un tipo de solución especial, donde aportamos nuestra experiencia en desarrollo de sistemas en general y de capacitación en particular para implementar soluciones que armonicen con los intereses de padres, alumnos y apoderados.

Nuestras soluciones para colegios se integran a las Bases de Datos existentes en caso de que existan o se desarrolla toda una infraestructura moderna y escalable al alcance las Instituciones.

Experiencias en Sector Educación

Aunque nuestro objetivo es brindar soluciones totalmente personalizadas a cada cliente, tenemos experiencia desarrollando sistemas para las siguientes problemáticas comunes:

1. Sistema de Compras

2. Sistema de Finanzas

3. Sistema para Evaluación 360º

4. Plataforma de Evaluación

5. Integración con WebPay (Pago Electrónico en General)

Sistema de Compras

Experiencia en implementación de Sistema de Compras que automatiza y controla la gestión de las compras para una organización.

Puede ser implementado a través de uno o varios módulos:

1. Adquisiciones

2. Bodegas

3. Presupuestos

Todos los procesos de compra se implementan a través de diferentes Workflows, donde las solicitudes de compra transitan por varios estados y aprobaciones.

Todo el sistema comparte la misma Bases de Datos.

Posibilidad de implementar exportación de información hacia otros sistemas

Accesos por Roles, que definirán tanto el acceso a la información como las autonomías para visar o realizar solicitudes.

Sistema de Adquisiciones

Se encarga de todo el proceso Compras de la organización.

Incluye el control del Presupuesto de cada entidad dentro de la organización.

Funcionamiento estilo Workflow, donde cada solicitud transita por diferentes estados y requiere las aprobaciones necesarias hasta convertirse en una Orden de Compra lista para ser enviada al proveedor.

Registro de los productos recibidos

Incorporación de la información de las facturas.

Incluye manejo de Reembolsos.

Se integra con los módulos Presupuestos y Bodegas, aunque puede ser desarrollado de forma independiente.

El acceso es por Roles definidos con el cliente

Benefecios

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia debido a la automatización del proceso de Compras.

Mejora del control del proceso de Compras a través de la normalización de los métodos de trabajo, para todas las personas involucradas.

Posibilidad de Control de presupuesto e información sobre la ejecución del mismo.

Consolidación de la información de Compras y sus diferentes procesos y categorías.

Mayor previsibilidad en los niveles de respuesta de las diferentes tareas del proceso.

Mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades de la institución.

Optimización de la circulación de información interna.

Mayor control de la información de facturación. Sistematización de la información de facturas recibidas y su cruce con las Órdenes de Compra.

Posibilidad de exportar y enlazar la información son el sistema contable.

Bodegas

Implementa el control de los productos que se encuentran en Bodega, sus entradas y salidas.

Posibilidad de manejo del presupuesto atendiendo a:

Presupuesto de Compras: presupuesto asignado para compras a proveedores de cada entidad de la organización.

Presupuesto de Gastos (opcional): presupuesto para pedidos a Bodega de cada entidad de la organización.

Control de stock de productos en Bodega.

Posibilidad de integración de control por código de barras de los productos.

Accesos por Roles.

Presupuestos

Funcionalidad estilo Workflow para la definición y control del proceso de elaboración del Presupuesto anual para las diferentes entidades de una organización.

Posibilidad de incluir un módulo de cotizaciones, donde se refleje el proceso de licitación de aquellas compras que así lo requieran.

Reportes de control de ejecución del presupuesto.

Se integra con los módulos Adquisiciones y Bodegas, aunque puede ser desarrollado de forma independiente.

Accesos por Roles.

Sistema de Finanzas

Integración de servicios web para el control de las finanzas, la interacción con los Bancos, integración de pagos en línea, emisión y control de las boletas electrónicas asociadas a los diferentes pagos, entre otros.

Permitirá conocer en cada momento qué se ha cobrado, cuál es la morosidad, cuánto se adeuda de forma general o de forma particular un apoderado o un alumno, comparar los indicadores de pagos y morosidad del año en curso, con los del año anterior, etc. Integración con los sistemas de datos actuales.

Creación de BD complementarias para optimizar la gestión

Acceso por roles que garantizan la privacidad de la información

Informes y Gráficos de apoyo a la gestión. Exportables a Excel

Políticas de pago personalizadas.

Diversas formas de pago que incluye: PAC, Cheques, Efectivo, Transferencias, Pago por Tarjeta Presencial (con POS), Pago en Línea (WebPay, Khipu, etc.)

Cobros por Webpay

Pago directo de las cuotas adeudadas utilizando Webpay (tarjeta de crédito o débito). Se debe implementar la funcionalidad partiendo desde la intranet de apoderados del colegio o desarrollar una aplicación independiente para brindar una interfaz donde los apoderados puedan realizar directamente el pago de las cuotas. Esto quedará reflejado inmediatamente en el sistema.

Módulo de Cajas

Los pagos ingresados por los recepcionistas quedan en una caja temporal hasta que son validados. Validación de los pagos registrados por recepcionistas. Cuadre de cheques registrados por recepcionistas.

Módulo de Cobranza

Reportes con información de morosidad: resumido y detallado. Registro de las llamadas realizadas a los apoderados. Reportes de gestión de cobranza. Reportes de deuda y pagos de los alumnos

Módulo de Transbank

Reportes de los pagos realizados por tarjeta de crédito y débito, o vía WebPay. Reporte del detalle de las órdenes de compra para el pago por WebPay, se incluye la información de las órdenes de compra pendientes, aprobadas y rechazadas. Funcionalidad para el cruce de la información de los movimientos descargados del portal de transbank con los pagos realizados, para la validación. Se validan tanto los pagos presenciales (POS) como los realizados vía WebPay

Módulo de Deuda Castigada

Funcionalidad para marcar como Deuda castigada aquellas deudas incobrables que se envían al Boletín comercial o a otro tipo de Cobranza. Reportes de apoderados con Deuda castigada

Módulo de Cierre del año

Funcionalidad para trasladar a la última cuota pequeñas deudas que pueden quedar en las cuotas anteriores. Funcionalidad para el cierre del año, donde se pasa como deuda las cuotas no cobradas del año anterior, al año en curso. Reporte de resumen de deuda. Reporte de deuda cerrada

Módulo de Exportación

Funcionalidad para la exportación a sistemas contables de la información financiera e incorporarla al sistema contable.

Módulo de Boletas electrónicas

Este módulo se desarrolla utilizando el sistema de emisión de documentos electrónicos de GDExpress. Si se desea utilizar otro sistema, deberá implementarse el enlace al sistema con que trabaje el colegio. Para ello se deberá contar con la documentación técnica del mismo. Emisión de Boletas electrónicas al apoderado económico. Emisión de Notas de Crédito. Emisión de Notas de Débito.

Mantenedores

Funcionalidad de configuración del sistema: ingreso del valor de la UF u otra moneda, folios de Boletas, notas de crédito, notas de débito.

Reportes e Indicadores

Listado de alumnos Recaudaciones Pagos, devoluciones y protestos. Cheques. Alumnos con seguro. Despliegue del pago mensual de los alumnos. Indicador de Morosidad. Indicador de cobros. Indicador de presupuesto. Indicador por forma de pago. Indicador de Deudas

Se podrán implementar reportes a medida, según requerimientos solicitados.

Sistema de Evaluación 360

 

La Evaluación 360 consiste en una evaluación integral la cual se utiliza para medir las competencias de los empleados de una Institución.

Se basa en las relaciones que tiene el empleado, de tal manera que la retroalimentación es un factor clave para evaluar el desempeño de los trabajadores, los equipos y las organizaciones en la que se encuentran.

Desarrollamos un sistema totalmente adaptado a los objetivos y al proceso de Evaluación de su institución.

Herramienta que automatiza, facilita y organiza la implementación de un proceso de Evaluación 360º en una institución.

Caracteristicas

Acceso por Roles para todos los elementos del sistema.

Definición de los Niveles de evaluación.

Definición de Dimensiones y Subdimensiones.

Definición de los Perfiles que participarán en el proceso de Evaluación 360º.

Asociación de las dimensiones en las cuales se evaluará cada perfil. Una persona puede tener uno o varios perfiles.

Definición de las preguntas para las encuestas de evaluación, cada una con su rúbrica para los diferentes niveles de evaluación.

Definición de las encuestas de evaluación, con secciones para cada perfil.

Definición de la ponderación (o peso) de la evaluación de los actores que participan en el proceso, para el cálculo de la Evaluación 360º de cada persona.

Automatización de la presentación de la encuesta de la evaluación de una persona, atendiendo a los perfiles por los cuales será evaluada.

Asignación de grupos de pares.

Tablero de Gestión con indicadores del avance del proceso, dependiendo del Rol del usuario.

Reportes y gráficos de indicadores del avance del proceso de Evaluación.

Reportes y gráficos de resultados de la Evaluación 360º que permiten pasar desde una visión general, al detalle de lo particular.

Mapa de progreso de cada persona, comparación con resultados del año anterior y compromisos para el próximo año.

Beneficios

Normaliza el proceso de Evaluación de desempeño de los empleados, tanto desde el punto de vista de la información que se utiliza, como del método, proceso y criterios a aplicar.

Se contará con información histórica de desempeño para cada empleado, permitiendo evaluar su evolución

Permite elaborar Planes de Acción eficaces y personalizados, para disminuir las brechas entre los niveles esperados y alcanzados por cada persona evaluada.

Permite la comparación entre las brechas que existe entre la Autoevaluación, la Evaluación 360º y el nivel estándar esperado en la Institución.

Permite los jefes tener visión general del desempeño de su equipo, pudiendo detectar de forma eficaz las Dimensiones con mayores dificultades y las personas que necesitan ayuda para superar las brechas.

Transparencia a lo largo de todo el proceso de Evaluación.

Plataforma Integral de Evaluaciones

Experiencia desarrollando diferentes instrumentos de Evaluación que se integran en una única Plataforma para su uso al interior de una institución educacional.

Integración con la BD existente de la institución.

BD independiente para la aplicación.

Acceso por Roles.

Manejo personal de Metas para cada alumno por instrumento de evaluación.

Definición de preguntas y evaluaciones para cada instrumento de Evaluación.

Reportes de resultados personalizados para los diferentes roles y accesos. Con información exportable a Excel, en función de los intereses de la institución.

Gráfico desempeño de cada alumno.