GLBase Ltda. Desarrolla el Sistema de Adquisiciones Dunalastair.
El Sistema de Adquisiciones Dunalastair se concibe como una herramienta que automatice, facilite y organice todo el proceso Compras de los Colegio Dunalastair. Desde el punto de vista práctico funcionará como un Workflow, donde cada solicitud transitará por los diferentes estados y requerirá las aprobaciones necesarias hasta convertirse en una Orden de Compra lista para ser enviada al proveedor. A su vez, se registrarán los productos recibidos y se incorporará la información de las facturas. Beneficios del Sistema de Adquisiciones Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia debido a la automatización del proceso de ComprasMejora del control del proceso de Compra a través de la normalización de los métodos de trabajo, para todas las personas involucradas.Posibilidad de Control de presupuesto e información sobre la ejecución del mismo.Consolidación de la información de Compras y sus diferentes procesos y categorías.Mayor previsibilidad en los niveles de respuesta de las diferentes tareas del proceso.Mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades de la institución.Optimización de la circulación de información interna.Mayor control de la información de facturación. Sistematización de la información de facturas recibidas y su cruce con las Órdenes de Compra. Posibilidad de exportar y enlazar la información son Softland.Contará con accesos por Roles, que definirán tanto el acceso a la información como las autonomías para visar o realizar solicitudes.El Sistema para Adquisiciones del colegio Dunalastair. Implementación tecnológica Se propone implementar el Sistema de Adquisiciones como una aplicación web desarrollada con tecnología Microsoft .NET y soportada con Bases de Datos SQL Server 2008 R2, específica para los colegios Dunalastair. En producción se contará con una implementación para cada colegio, con Bases de Datos separadas. El Sistema se enlazará adicionalmente con las Bases de Datos del VCB de las que tomará la información relacionada a profesores y grupos. Adicionalmente, se vinculará con el Active Directory de los Colegios para implementar la seguridad y credenciales de los usuarios. Módulos y Tareas Teniendo en cuenta las características propias de los Procesos de Compras a implementar se ha divido el Sistema en varios módulos: Material de NiñoCuadernosMaterial de limpiezaLibrosOtros MaterialesEsto permitirá desplegar cada módulo en el orden requerido, teniendo en cuenta su impacto en el Proceso de general de Adquisiciones, los perfiles de los usuarios involucrados y su nivel de complejidad. Optimizando, a su vez, los tiempos para la puesta en marcha en cada uno de los Colegios. De forma general para cada módulo se dispondrá: Integración al Active Directory del servidor del Dunalastair.Acceso por Roles que definen autonomías y acceso a la información.Implementación propia del proceso de compra a automatizar. Visación de tareas.Reportes y listados que garanticen la ortogonalidad de los datosProcesos de mailing basado en rolesImportación de Datos de ExcelExportación de Datos a ExcelCruce y validación de información (por ejemplo, Órdenes de Compra, Productos recibidos, Facturas)Traza de todas las tareas realizadas, para facilitar auditoría.Contará con los siguientes módulos Módulo Material de Niño Creación de Listas Proceso de creación de listas personalizadas (heads) Incluye cuadre Proceso de Aprobación de solicitudes Creación de órdenes de Compra Recepción de Guías de Despacho Proceso de validación de entregasMódulo Cuadernos Inventario año anterior Creación de Listas Proceso de creación de listas de pedido (heads) Proceso de Unificación de listas y cotización a proveedor Creación de órdenes de Compra Recepción de Guías de Despacho Proceso de validación de entregasMódulo Material de limpieza Creación de Presupuesto del Colegio Proceso de creación de listas Papelería Proceso de creación de listas Líquidos Proceso de creación de listas Cafetería Creación de órdenes de Compra Recepción de Guías de Despacho Proceso de validación de entregasMódulo Libros Proceso de creación de lista de Libros Proceso de cotizaciónAprobación de cotizacionesCreación de órdenes de Compra Recepción de Guías de Despacho Proceso de validación de entregasMódulo Otros Materiales Proceso de creación de listas Proceso de Aprobación de solicitudes Creación de órdenes de CompraRecepción de Guías de Despacho Proceso de validación de entregasManejo de Facturas Recibo de facturas Eliminación de productos de la Orden de compra Devolución de productos facturados Emisión de Notas de CréditoMódulo Reportes Inicialmente se incluye un conjunto de reportes que crecerán en función de la demanda del uso de la aplicación. Solicitudes sin órdenes de compra Órdenes de compra sin recepción conforme Órdenes de compra sin facturación Facturas sin visación Estadística de adquisiciones 4 Reportes adicionales de similar complejidad no definidos actualmente. |